Assalamu'alaikum Wr. Wb.
Pada hari ini saya ingin berbagi dengan ilmu yang baru saya dapatkan beberapa waktu lalu. Maka dari itu saya ingin mendokumentasikan hasil belajar saya melalui tulisan saya di blog ini agar teman-teman juga dapat membaca agar juga bisa belajar ilmu ini.
A. PENGERTIAN
Proyek adalah sebuah kegiatan yang memiliki sifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (biasanya dibatasi oleh waktu, dan dibatasi sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat dan memiliki nilai tambah.
Sedangkan Manajemen Proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, menjalankan serta pengendalian untuk dapat mencapai tujuan proyek tersebut.
B. LATAR BELAKANG
Saya menulis ini karena saya telah mendapatkan ilmu dan kepemahaman baru tentang Prinsip Umum Konsepsi Manajemen Proyek di Bidang IT dan Pendidikan.
C. MAKSUD DAN TUJUAN
- Agar pembaca dapat menyerap tulisan penulis
- Pembaca dapat belajar dan paham tentang tulisan ini
- Dapat menerapkannya ketika sudah bekerja
D. PRINSIP UMUM
1. Planning (perencanaan)
Planning adalah merupakan sebuah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan berguna mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Kegiatan ini bisa diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Ketika proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
a. Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
b. Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
c. Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
d. Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.
2. Organizing (pengorganisasian)
Organizing adalah pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan sebuah hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
#organisasi dalam proses manajemen berfungsi untuk :
a. Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
b. Membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
c. Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.
#Fungsi organizing koordinasi adalah merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :
a. Koordinasi vertikal : menggambarkan fungsi komando.
b. Koordinasi horizontal : menggambarkan interaksi satu level.
c. Koordinasi diagonal : menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando.
3. Actuating (penggerakan)
Actuating berfungsi untuk memanajemen gerakkan orang yang tergabung dalam organisasi bertujuan agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan dari pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
1. Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
2. Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
3. Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
4. Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
5. Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
6. Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
7. Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
8. Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
9. Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
10. Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.
4. Controling (penegndalian)
Controlling merupakan kegiatan yang berguna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Di dalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.
#Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
a. Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
b. Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang, peralatan, bahan)
c. Prosedur dan cara kerjanya
d. Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
E. KESIMPULAN
Dapat memahami dan mempraktekkannya di dunia kerja nantinya.
F. REFERENSI
https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek
Sekian dari saya, semoga bermanafaat.
Wassalamu`alaikum Wr. Wb.
